Ein Auftrag wird im CRM erfasst und im ERP noch einmal angelegt. Produktdaten werden als Datei verschickt und an anderer Stelle nachgepflegt. Wir entwickeln Schnittstellen und Importe, die solche Übergaben in einen nachvollziehbaren Ablauf bringen.
Auch eine Dateiübergabe kann passend sein. Entscheidend sind Aktualität, Datenqualität und ein kontrollierbarer Betrieb.
Ausgangspunkt
Doppelte Eingaben
Umfang
Datenfluss & Fehlerfälle
Erster Schritt
Eine Übergabe auswählen
01 Wann es sich lohnt
Die Lücke zwischen zwei Systemen schließen.
Eine Schnittstelle ist dann hilfreich, wenn dieselben Informationen regelmäßig an mehreren Stellen gebraucht werden: etwa Kunden- und Auftragsdaten, Produktinformationen oder Werte für ein Reporting. Wir beginnen mit einer konkreten Übergabe und klären, welche Handarbeit sie ersetzen soll.
Nicht jeder Austausch muss in Echtzeit stattfinden. Für einen nächtlichen Katalogimport kann eine geplante Dateiübergabe genügen; bei einem Auftrag müssen möglicherweise Bestätigung und Fehler sofort sichtbar werden.
02 Was wir klären
Zuerst die Bedeutung der Daten. Dann die Technik.
Welches System führt die Daten? Woran lässt sich ein Datensatz eindeutig erkennen? Was bedeutet ein leeres Feld, und darf ein bestehender Wert überschrieben werden? Diese Regeln entscheiden darüber, ob zwei Systeme nach dem Austausch tatsächlich denselben Sachverhalt abbilden.
Erst darauf aufbauend prüfen wir vorhandene APIs, Exportformate, Zugriffsrechte und technische Grenzen. Der vereinbarte Umfang umfasst auch Testfälle und die Frage, wer eine fehlerhafte Übertragung bearbeiten soll.
03 Wie wir umsetzen
Die schwierigen Fälle gehören zum Ablauf.
Eine Verbindung muss auch mit fehlenden Pflichtangaben, doppelten Datensätzen oder einem vorübergehend nicht erreichbaren Ziel umgehen können. Wir vereinbaren, welche Fälle automatisch erneut versucht werden und welche eine fachliche Entscheidung brauchen.
Für die Einführung vergleichen wir die übertragenen Daten anhand vereinbarter Beispiele. Bei einem späteren Wechsel von Softwareversionen oder Datenformaten muss geprüft werden, ob die Verbindung weiter funktioniert. Wartung und Zuständigkeiten gehören deshalb in die Planung.
Vor der Umsetzung
Vier Fragen für eine tragfähige Verbindung.
Welche Daten dürfen fließen?
Zugriff und Übertragung müssen zum jeweiligen Zweck passen. Wir klären benötigte Felder, Berechtigungen und den Umgang mit vertraulichen oder personenbezogenen Informationen.
Was gibt das bestehende System her?
Dokumentation, API-Lizenzen, Exportmöglichkeiten und Vorgaben des Softwareherstellers beeinflussen den Aufwand. Ein direkter Datenbankzugriff ist keine Voraussetzung und muss ausdrücklich bewertet werden.
Woran erkennt man einen Fehler?
Ein abgebrochener Import darf nicht wie eine erfolgreiche Übertragung aussehen. Benötigte Rückmeldungen, Protokolle und Zuständigkeiten werden vorab vereinbart.
Wie bleibt die Übergabe überprüfbar?
Wir legen Beispiele für korrekte und fehlerhafte Eingaben fest. Damit lässt sich auch nach Änderungen prüfen, ob Zuordnung und Verarbeitung noch stimmen.
04 Projektbeispiel
Produktdaten automatisch übernehmen.
Beim Produktfinder für GEA Bock übernimmt die Web-Anwendung Katalogdaten automatisiert aus dem Zeta Katalogmanager. Das Projekt zeigt, wie Datenpflege und die spätere Nutzung der Informationen verbunden werden können.
Welche Daten geben Sie heute noch von Hand weiter?
Für das Erstgespräch genügen die beiden beteiligten Systeme, eine typische Übergabe und das gewünschte Ergebnis. Wenn vorhanden, helfen ein anonymisierter Beispieldatensatz und die Schnittstellendokumentation. Gemeinsam grenzen wir einen sinnvollen ersten Schritt ab.
